
¡Optimiza tu cadena de Suministro con EDI!. Implementa una solución especializada de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) con tus clientes y proveedores. Mejorarás las entregas a tus clientes y recibirás material o materia prima de tus proveedores a tiempo. La integración con tu ERP te permitirá automatizar la operación del negocio y será mucho más eficiente.
Veamos ahora qué es EDI y lo que puede hacer por tu negocio.
EDI o Electronic Data Interchange, por su siglas en inglés, es la transmisión estructurada (ordenada) de datos entre organizaciones por medios electrónicos y se usa para transmitir documentos digitales o datos de negocios de un sistema computacional a otro.
El EDI tiene su base en el comercio electrónico. Como sabemos, el comercio es la compra-venta de bienes y/o servicios entre dos personas; para realizar la compra-venta intercambian una serie de acuerdos y negociaciones llamadas “transacciones comerciales”. Dichas transacciones o algunas de ellas, cuando menos, se acreditan por escrito en documentos de negocios como facturas, órdenes de compra, remisiones, etc.
Por lo tanto el comercio electrónico es el intercambio de transacciones comerciales a través de medios electrónicos y digitales entre compradores y vendedores. El comercio electrónico B2B (Negocio a Negocio) es el intercambio entre productores, proveedores y distribuidores de productos y/o servicios; generalmente son empresas u organizaciones. Para que el comercio electrónico se pueda llevar a cabo es necesario resolver dos cuestiones. La primera es cómo se va a transmitir la información, y la segunda, por dónde se transmitirá.
Es importante saber cómo debemos transmitir la información porque es necesario que los datos que transmitimos sean reconocidos y entendidos por el sistema de cómputo que los recibe. Para ello se han fijado una serie de estándares para el comercio electrónico y la estructuración y marcado de los datos, los más populares son EDIFACT, ANSI y XML.
EDIFACT o Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (Intercambio electrónico de datos para la Administración, Comercio y Transporte). Es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial. Existiendo sub-estándares para cada entorno de negocio (distribución, automoción, transporte, aduanero, etc) o para cada país.
ANSI American National Standards Institute. Instituto Nacional Estadounidense de Est√°ndares.
XML eXtensible Markup Language es un lenguaje de marcación de texto desarrollado por el world wide web consortium, organismo mundial de regulación de internet. XML se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. XML es una tecnología sencilla y tiene un papel muy importante en la actualidad ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.
En comercio electrónico también es importante saber por dónde transmitiremos la información, básicamente son redes públicas como Internet, o privadas como una VAN (red de valor agregado) que son redes seguras privadas de suscripción en donde los comerciantes, productores y proveedores se inscriben para realizar transacciones de comerciales y de negocios.
El sistema EDI surge por la necesidad de estandarizar e integrar los documentos comerciales de las empresas con sus sistemas administrativos con intervención mínima o nula de las personas, así se disminuyen costos y tiempos y se eleva la productividad de la organización. En México más de 7,000 mil empresas entre pequeñas, medianas y grandes intercambian información estructurada y estandarizada basada en EDI.
Para implementar EDI se requieren de 4 componentes: Medio de transmisión, formato de transmisión, traductor de mensajes y sistema administrativo. Como ya vimos, el medio es por dónde vamos a transmitir nuestros documentos, ya sea una red privada o una pública y el formato de transmisión es la estandarización del documento en el formato EDI necesario.
El traductor de mensajes es un software “intérprete” que codifica el documento normal al formato EDI especificado para transmitirlo. Una vez recibido el mensaje, el software intérprete decodifica nuevamente el documento para hacerlo entendible y usable para el receptor y así integrarlo a su sistema administrativo.
Sistema administrativo o ERP es una herramienta de software que, entre otras cosas, permite a las empresas almacenar, administrar y consultar la información de la empresa o negocio, cabe aclarar que varias soluciones ERP tienen integradas capacidades de EDI por lo que se tendrían ambas soluciones en un solo paquete de software.
Beneficios inmediatos al implementar sistemas EDI en las empresas:
- COSTOS: Reducción en costos administrativos, de inventario, de transportación, de oficina y de operación.
- EFICIENCIA: Reducción en niveles de inventarios, mejora en la logística de recepción y embarque, reducción de errores en los mensajes y documentos, menos situaciones de órdenes pendientes y devoluciones, incremento en el nivel de servicio a clientes y proveedores, automatización y estandarización de la información de la empresa.
- TIEMPO: Reducción de tiempos en todo el ciclo del negocio, intercambio de información a cualquier hora y en cualquier día, se reduce el tiempo para aclaraciones, diferencias y/o errores. Disminución del tiempo dedicado a tareas administrativas.
- PRODUCTIVIDAD: Permite mejores decisiones al departamento de compras. Los vendedores “venden” y no se dedican a procesar pedidos. Fácil acceso a documentos históricos. Menor discrepancia entre pedidos y facturación.
Cada día son más las empresas mexicanas que implementan EDI en sus negocios y muchas de ellas exigen a sus proveedores que cuenten con sistemas EDI para entablar relaciones comerciales, si no implementan EDI quedan fuera del catálogo de proveedores.
A manera de conclusión. Podemos decir que debido al crecimiento de la industria de hardware y software en los últimos años cada día son más las empresas que implementan soluciones para el comercio electrónico y el intercambio electrónico de documentos con socios comerciales, proveedores y clientes. Si una pequeña, micro o mini empresa no adopta estos sistemas se quedará fuera del torneo y no podrá jugar en el campo de los grandes comerciantes.
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